派遣業の営業職スキルアップ支援
～神は細部に宿る～

そして、派遣候補の方と合いましたら、まず今回の業務確認の流れを説明します。歩きながらではなく、その場で立ちながら話す方が、せわしなさもなく、相手の方も内容が頭に入り易いためです。仕事内容については電話で打ち合わせていますからここでは、流れの説明ということになります。

始めの挨拶と終わりの挨拶はこの様にお願しますと説明し、実際の挨拶の仕方を伝えます。これは決まったものはありませんが非常に重要です。始めの挨拶の一例ですが、こちらが、弊社の派遣社員の○○です。と紹介した後に派遣社員が、派遣社員の○○と申します、本日は○○から参りましたどうぞよろしくお願いいたします。と挨拶します。この時営業は、「宜しくお願いいたします」の部分を一緒に言いながら派遣社員共々頭を下げる方がよいでしょう。地名をいうのは印象に残り易いこととアイスブレイクのネタになり易いためです。また派遣社員のキャラクターにもよりますが、業務確認の雰囲気がとても良い感じで進行した場合には、終わりの挨拶の時に、派遣社員の方から「本日は、お忙しいところ貴重なお時間を頂きありがとうございました。」「次回は、○○から通勤として来ることが出来ます様、宜しくお願いします」と一言付けても無難なアピールで印象を強めることができます。 

これは一例ですが地名は無難で使い易い話題です。この様な感じでいくつかオリジナルパターンをもっていると他社との違いを演出できて一歩リードした印象を与える事が可能です。 

では、実際の業務確認ですが、まず、座席位置は奥に派遣社員を座らせて通路手前の方に営業が座ります。あくまでも派遣社員が主役ですから奥です。そしてこの場は、派遣先と派遣社員の双方が業務の内容を確認するものです。ですから進行に関しては、一方的に派遣先から派遣社員に対して質問ばかり行うといった現象は避けなければなりません。ただ、派遣先は派遣会社からすればお客様です立場上強いですから始まってしまってから話を遮るように中断しては、本末店頭で派遣社員への印象までも悪く成りまねません。その為、挨拶も一通り終わり場が整ったところで営業から口火を切って進行します。話す内容としては 

「では、早速なのですが、弊社のほうで予め伺っております範囲内の業務内容は伝えておりますが、改めて具体的な内容など直接お伺いできますでしょうか」

「その後○○の今までの経歴ななどをご説明させていただき、最後お互いの質疑応答といった流れでお願いしたいと思います。」

と仕切ります。

その後、派遣先の業務内容説明中に軽く流された内容でも細かく説明してもらった方が良いと思える部分が出てきます。それは派遣社員が不安を覚えていそうな内容で高難度ではないのか？同じ業務経験の有無やエクセルスキルの確認が必要な内容。或いは当初聞いていなかった仕事内容なども不安を覚える要因となります。こういったものをメモしていきながら後でこちらから質問する為の用意をします。派遣社員の理解を深め、よりリアルなイメージを持ってもらうためです。一通り説明を受けましたら、次に派遣社員に準備してもらっている経歴説明をしてもらいます。ここで派遣社員の方が、今、業務内容の説明を受けたことに対応する経歴を持っていることのアピール漏れが無いように経歴説明の所々で電話ヒアリングしている内容を補足説明的に派遣社員に喋り掛ける様にしながらフォローします。 

例えば

「この時は、現場応援として実際に商品検品等も経験しているのですよね」

「この時に英語で海外とのメールやり取りを経験されているのですよね」

「この時に補助的ですが、月次決算の経験をされているのですよね」

 という感じです。先に業務内容の説明をうけましたから、その内容に合うような経歴を演出するためのフォローです。

 最後の質疑応答では、飽くまでも派遣社員からの質問をメインに進めますが、聞き忘れのない様にタイミングを見ながら先程メモした内容を派遣社員の変わりに質問していきます。その時に先方から回答を得た際、ただ分かりましたと応答するのではなく、 

「じゃあ○○といっても始めのうちは、先ずナニナニから始めて徐々に慣れてきたらコレコレをやるという感じですね？」

「そうすると分からない事があったときは、周りに直ぐ聞ける環境はあるということになりますか？」

 と重ねて聞き返します。相手からの返答は「その通りです」と返ってくることは分かっていますが、派遣社員が新しい職場で仕事を始める場合の不安を払拭するために自分の置かれる状況を具体的に分かりやすくイメージしてもらうためです。こうすることで、ただ返答を聞いて分かりましたといって終わってしまうよりも派遣社員の不安は、より大きく払拭されます。

更に、 

「一通り伺いましたが業務をこなせるようになるまでに大体皆さんどの位の期間で形になってきますか？」

 と聞きます。恐らく

 「だいたい１か月くらいですかねえ」

 と返答がありますので、

 「その間はどなたかに付きながら覚えていく感じですね？」

 と聞きます。そうすると殆どの場合

 「はい、始めは補助的なことをやってもらいながら、その人のやっていることを少しづつ覚えていってもらう感じです」

 というような返答があるでしょう。 もし、始めから一人でやってもらいますと返答があった場合でも

 「もし、分からないことがあれば何時でも周りに聞ける環境があるわけですね」

 と聞けばよいわけです。

これらも派遣社員の方の不安を払拭するための質問です。

この質問とそれに応答する確認トークは臨機応変に使えるようになる必要がありますが、始めのうちは、トークパターンと覚えてしまうのが一番よいと思います。 この様にしてお互いの質問が切れたところで目安はトータルで３０分以内長くても４５分以内にすべてを終え退室します。これ以上の時間を費やしても評価が上がることはあまりありません。むしろ、派遣先企業がもう少し話が聞きたい位が丁度よい頃合いです。退室の際ですが、特に現場の指揮命令者が同席していた場合は、可能であればやっておきたい行動があります。それは退室際に 

「この後、私だけちょっと戻っても宜しいですか？」

「直ぐに来ますので」 

と言えば、そのままその部屋で待っていてもらえます。そういって派遣社員と一緒に退室し派遣社員をビルの1階ロビーなどで待たせます。こちらも直ぐに戻りますのでお待ちくださいとします。そのときに 

「どうでしたか、派遣のお話しを進めても大丈夫そうですか？OKであれば、私もこの後戻ってその辺り調整をしてきますし、微妙であれば改めて調整ということにしてきます。」 

と聞きます。

派遣社員がＯＫであれば派遣先に戻って 

「本人は是非働きたいと申しております。」

と伝え派遣先としての回答の出る日時、その理由を確認します。その後、待たせてある派遣社員のところに戻り結果の日時とその日時になる理由を伝え、一先ず待ってもらいます。この時、派遣社員から派遣先の感触を聞かれることがありますが、公式な発言となる立場ですので控えた方が良いでしょう。この時は、まだ派遣元としても最終判断していない訳ですから結果を出していない以上当然無責任に話をするべきではありません。業務内容に不安を持たれているなら、最後の方で質問した業務を覚えるのに１か月はかかる。その間は人について補助的な業務をしながら・・・・という事でしたから、そんなに構えなくても大丈夫ですよと気を楽にしてあげてください。実際に殆どのケースで業務上の事が問題になることはありません。このように説明すれば、不安を払拭して前向きな反応が返ってくるでしょう。業務確認の際に幾つか質問した内容は、こういう場面でも派遣社員の不安に対する派遣先からの直接の説明として派遣社員の方に安心してもらえる補強材料となります。